1. Crea un set di modelli condivisi per garantire qualità e continuità ai messaggi di posta elettronica. Con la crescita dell'azienda, ti accorgerai che i contatti di email più importanti sono sparsi ovunque nelle rubriche del personale di vendita, dei rivenditori, del team di supporto clienti e così via.
Cerca di evitare che il personale dell'azienda crei i propri messaggi di posta elettronica ad hoc: è una perdita di tempo e un rischio per la reputazione dell'azienda (nonché un rischio potenziale in termini di responsabilità legale).
Come evitare il problema?
Offri ai singoli dipendenti la possibilità di inviare comunicazioni di posta elettronica formattate correttamente, scritte in modo efficace, tempestive e coerenti. Componi in anticipo diversi messaggi di posta elettronica e salvali in rete o in un sito gestito da terze parti, invitando il personale, i fornitori, gli stagisti e qualsiasi altro utente che ne abbia necessità a utilizzare i messaggi contenuti nella libreria aziendale condivisa.
2. Codifica con i colori il calendario o la posta in arrivo. La codifica con i colori richiede un po' di lavoro iniziale, ma generalmente si tratta di tempo ben speso. La scelta dello schema per la codifica dipende dalle tue esigenze. Desideri poter distinguere velocemente le informazioni pubbliche da quelle personali? Oppure desideri individuare facilmente le riunioni importanti e quelle opzionali?
Dopo aver analizzato il tuo stile di lavoro, modifica le etichette del calendario in modo che riflettano i tipi di informazioni che reputi più importanti. La modifica dello schema di codifica con i colori del calendario di Outlook è semplice. È sufficiente scegliere Modifica / Etichetta / Modifica etichette, rinominare le etichette e scegliere OK.
| • |
Per associare un colore ai messaggi ricevuti da mittenti diversi, seleziona Strumenti / Organizza / Per colori. Immetti il nome del mittente e un colore dove indicato e scegli Applica colore. |
| • |
All'interno di un messaggio di posta elettronica, è possibile utilizzare la funzione Formattazione automatica per associare diversi colori ai messaggi ricevuti da diversi mittenti, per esempio i messaggi del proprio capo in rosso, quelli inviati solo all'utente in blu e quelli provenienti da una lista di distribuzione in grigio chiaro. Seleziona Strumenti / Organizza / Per colore. Immetti il nome del mittente e un colore dove indicato, quindi scegli Applica colore. |
| • |
Per visualizzare le regole di codifica con i colori, scegli Formattazione automatica nella parte superiore destra del riquadro Organizza. |
| • |
È anche possibile utilizzare contrassegni di completamento di diversi colori. Peresempio, puoi utilizzare contrassegni rossi per le questioni finanziarie o per le fatture da pagare, contrassegni blu per i fornitori e arancione per i messaggi di promemoria. |
3. Modifica l'oggetto dei messaggi di posta elettronica in arrivo per semplificarne l'archiviazione, la ricerca e l'ordinamento. In passato pensavo che la posta in arrivo fosse sacra e non potesse essere modificata. Poi, ho scoperto di poter modificare l'oggetto e che questa operazione rendeva molto più semplice l'ordinamento e l'archiviazione dei messaggi. Ecco come procedere. Non è possibile alterare l'oggetto nel riquadro di anteprima. Fai clic sul messaggio per aprirlo prima di apportare le modifiche. Se tenti di chiuderlo, viene visualizzato un messaggio che chiede se desideri salvare le modifiche. In alternativa, è possibile scegliere Modifica e selezionare Modifica messaggio per apportare le modifiche. È anche possibile modificare il corpo del messaggio, eliminando i contenuti non necessari o aggiungendo dei commenti personali.
4. Crea campi e visualizzazioni personalizzati. La personalizzazione dei campi dei contatti potrebbe non essere necessaria a tutti gli utenti ma, se utilizzi spesso il campo Note per lo stesso tipo di informazioni oppure passi da una schermata all'altra alla ricerca di dati correlati, questa soluzione potrebbe essere adatta alle tue esigenze.
| • |
Parti da una visualizzazione che desideri aggiornare. In questo caso, vogliamo creare una variazione nella visualizzazione predefinita Elenco telefonico, che si apre selezionando Visualizza / Disponi per / Visualizzazione corrente / Elenco telefonico. |
| • |
Per avviare la personalizzazione, seleziona Visualizza / Disponi per / Personalizza, quindi scegli il pulsante Campi. Sulla sinistra è disponibile un elenco di campi che è possibile utilizzare, mentre sulla destra è visualizzato l'elenco dei campi già presenti nella visualizzazione. Per rimuovere un campo dalla visualizzazione, selezionalo e scegli Rimuovi. |
| • |
Dopo aver rimosso i campi superflui, seleziona i campi desiderati dall'elenco a sinistra e scegli Aggiungi. Per aggiungere un campo personalizzato, fai clic sul pulsante Nuovo campo. Nella finestra di dialogo visualizzata immetti un nome, seleziona un tipo di campo (per esempio Testo, Numero o Data/ora) e, se necessario, il formato della data. |
| • |
Salva la visualizzazione selezionando Visualizza / Disponi per / Visualizzazione corrente / Definisci visualizzazioni ed evidenziando Impostazioni visualizzazione corrente. Scegli Copia, quindi assegna un nome alla visualizzazione e scegli OK. La visualizzazione compare nel menu Visualizza / Disponi per / Visualizzazione corrente. |
| • |
Per aggiungere un campo personalizzato, fai clic sul pulsante Nuovo campo e assegna un nome al campo nella finestra di dialogo visualizzata. Dopo averla salvata e denominata, la nuova visualizzazione compare come un'opzione del menu Visualizzazione corrente. |
5. Richiama un messaggio già inviato. Ebbene sì, talvolta è possibile farlo, ma serve un po' di fortuna. Per richiamare un messaggio, sia tu che il destinatario dovete utilizzare Outlook e Microsoft Exchange Server e inoltre il messaggio non deve essere stato ancora aperto dal destinatario. Apri la cartella Posta inviata, individua il messaggio e fai doppio clic per aprirlo. Passa ad Azioni | Richiama il messaggio. Se il messaggio non è stato ancora letto, puoi scegliere se eliminarlo o sostituirlo. Nota: se viene visualizzato il messaggio indicante che il messaggio non risulta sia stato letto dal destinatario, non significa necessariamente che sia così. Il destinatario potrebbe non utilizzare Outlook o Exchange Server e, in questo caso, la funzione di richiamo non funziona.
6. Utilizza le vCard per comunicare informazioni aziendali. Considera le vCard come dei manifesti in miniatura che consentono di inviare informazioni relative alla tua azienda in ogni messaggio. Ecco come procedere.
| • |
Nel menu Strumenti, scegli Opzioni, quindi la scheda Formato posta |
| • |
In Firma, scegli Firme, quindi fai clic su Nuovo |
| • |
Selezionate le opzioni desiderate, quindi scegli Avanti |
| • |
Nelle opzioni vCard, seleziona una vCard dall'elenco oppure scegli Nuovo vCard da Contatto |
David Coursey è CEO e proprietario di una piccola società di consulenza e ha scritto per diverse pubblicazioni tecnologiche, siti Web e blog. Puoi scrivergli all'indirizzo david@coursey.com. Risponderà con piacere alle domande dei lettori nel tempo libero.
Fonte: Microsoft.com
Stampa 
